PLANOWANIE I ORGANIZACJA CZASU.

ZARZĄDZAJ SWOIM HARMONOGRAMEM DNIA EFEKTYWNIE.

Zdarzyło Ci się zapomnieć o spotkaniu? A może jednak sumiennie wykonałaś wszystkie zadania z listy, a jednak na koniec dnia nie czujesz się usatysfakcjonowana stopniem realizacji zadań? Lub zupełnie odwrotnie – cały plan wymknął się spod kontroli?
Zapisujesz wszystko na luźnych karteczkach? A może masz kalendarz, ale to za mało więc biegasz dodatkowo z notesem? Może to najwyższy czas, żeby zacząć to wszystko uporządkowywać?

Planowanie i organizacja czasu to pojęcia, z którymi spotyka się każdy z nas na co dzień. A czym tak właściwie są i dlaczego w naszym życiu odgrywają tak duże znaczenie?
Wg słownika PWN „planowanie” to:
1. snucie planów, zamierzanie czegoś
2. opracowywanie planów, np. finansowych, gospodarczych
3. określanie przyszłych celów i zadań oraz sposoby ich realizacji.
Ja dziś skupię się na tym, jak przenosimy nasze codzienne cele i zadania na sposoby ich realizacji czy mówiąc kolokwialnie jak organizujemy czas.

Ile razy w życiu miałaś takie dni kiedy lista zadań proporcjonalnie wydłużała się do upływającego czasu?
W czerwcu postanowiliśmy z Rzymu do Kielc wrócić samochodem. Szacunkowe obliczenia czasu długości trasy pokazywały średnio 17-18 godzin (uwzględniając aktualny stan natężenia ruchu, pracy drogowe itp.). Doliczyliśmy ewentualne postoje i gotowi do drogi wyruszyliśmy o 7:30 rano. Początkowo trasa przebiegała zgodnie z planem, ale zaczęły pojawiać się nieprzewidziane sytuacje – stłuczka, dłuższa przerwa ze względu na upał, cudne widoki w Alpach, więc i kilka dodatkowych fotek w albumie musiało znaleźć swoje miejsce. Zamiast o 2 w nocy, dojechaliśmy o 6 rano! Pewnie sama możesz też wyliczyć na szybko na placach sytuacje, w których Twój plan mocno zweryfikowała rzeczywistość.

Pamiętam kiedy przyszedł taki okres, w którym moja lista obowiązków zaczęła być dłuższa od doby. Do tego ilość informacji jakie potrzebowałam zapisać w ciągu dnia powodowała, że zamiast zwykłego kalendarza potrzebowałam bardziej rozbudowanego narzędzia. Narzędzia, które pomieści moje zapiski zawodowe (cele, które chcę zrealizować, nazwiska klientów, z którymi jestem w kontakcie, zaplanowane rozmowy), prywatne z zakresu rozwoju osobistego jak i codziennych planów (plan treningu, poranne afirmacje, itp). Próbowałam wielu różnych metod. Po mimo, że żyjemy w dobie Internetu oraz niezliczonej ilości aplikacji na telefon zawsze wracam do kartki i długopisu. Dlatego też postanowiłam stworzyć narzędzie, które na co dzień pozwoli mi zaplanować mój czas, pamiętać o wszystkich ważnych wydarzeniach, być zmotywowana i zorganizowana tak, by pogodzić 8-godzinny etat, pracę online w network marketingu, treningi na siłowni i całą masę prywatnych pasji.

Co możesz zyskać dzięki efektywnemu planowaniu czasu? Badania pokazują, że na zaplanowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie! Zatem poświęć 15 min na organizację swojego harmonogramu dnia. Pozwoli Ci to zaoszczędzić 1,5 godz. na dodatkowe zajęcia, zabawę z dzieckiem, wyjście do kina, kawę z przyjaciółką czy najzwyklejszy relaks. Rachunek jest dość prosty – brak dobrej organizacji prowadzi do frustracji, zmęczenia i stresu z powodu zaległych zadań, nieodbytych spotkań, niezrealizowanych planów czy straconego czasu, który mogłabyś spędzić ze swoimi bliskimi. Brak efektywności w domykaniu celów przełożyć się może również na Twoje mniejsze zarobki, brak awansu czy niższe kwalifikacje.

Czas przejść od teorii do praktyki. Stosując poniższe wskazówki zaczniesz efektywniej zarządzać swoim czasem, a tym samym przejmiesz kontrolę nad Twoim życiem.

Krok 1
Wypisz swoje cele w skali miesiąca lub tygodnia. Obok każdego z nich zanotuj jakie korzyści z osiągnięcia będziesz mieć – ta część będzie motywowała Cię do ich realizacji.,
Każde nasze zadanie, abyśmy mogli powiedzieć, że zostało zrealizowane, musi spełniać „warunki osiągnięcia celu”. Zastanów się jakie elementy musi posiadać, aby mogło się urzeczywistnić.

Przykład 1: Moim celem jest awans w pracy, który chcę odnieść w miesiącu październiku. Korzyścią dla mnie jest: podwyżka, prestiż, większa samodzielność pracy. Warunkami, które muszę spełnić to: określona ilość zamówień, wyniki mojego zespołu na poziomie X.
Przykład 2: Moim celem jest redukcja wagi, która w październiku ma wynosić 4kg. Korzyścią jest lepsze samopoczucie, większa pewność siebie, podziw w oczach moich bliskich, mogę złożyć wymarzoną sukienkę, itd.

Krok 2
Dalej zastanów się i zanotuj jakie poszczególne kroki musisz podjąć w poszczególnych tygodniach bądź dniach, aby zrealizować cel. Przy każdym z nich zanotuj daty realizacji jako przyszłe punkty kontrolne dla Twoich działań. Jeśli działasz w skali miesiąca możesz podzielić je wygodnie na 4/5 tygodni i dalej analogiczną analizę przeprowadzić dla poszczególnych tygodni przygotowując sobie odpowiednią listę zadań na konkretne dni.
Jeśli Twój cel ogranicza się do danego tygodnia, przejdź bezpośrednio do rozpisania harmonogramu dziennego.

Krok 3
Aby przygotować harmonogram dzienny zastanów się najpierw ile czasu możesz poświęcić na realizację zadań. Dostosuj ich ilość tak, aby zajęły one 60% czasu, kolejne 20% zostaw na ewentualne opóźnienia i inne sytuacje, które rozciągną Twoje podstawowe zadania w czasie (telefon od klienta, zacięcie się kopiarki, chwilowy brak Internetu, albo na sytuacje, w których zagadnienie potrzebuje więcej Twojego zaangażowania niż przewidziałaś wcześniej).
Ostatnie 20% to czas na „gaszenie pożarów” – niespodziewany telefon, że Twój przedszkolak dostał gorączkę, kapeć w samochodzie, czy awantura na budowie.

Krok 4
Działania w ciągu dnia posegreguj tak, aby zadania priorytetowe lub te, które są dla Ciebie najtrudniejsze wykonać w pierwszej kolejności. Możesz wykorzystać do tego 5 stopniową skalę ważności – pamiętaj, by nie realizować zadań z grup B i C, kiedy czekają na Ciebie zadania z grupy A
A – priorytety i trudne (zrealizowanie tych zadań w pierwszej kolejności spowoduje, że zrzucisz z siebie balast, stres i oczyścisz głowę. Da Ci to satysfakcję i energię na dalszą część dnia. Odkładanie ich na później lub nierealizowanie w terminie spowoduje konsekwencje, mające wpływ na Twoją karierę lub całość zadania, nad którym pracujesz).
B – zadania, które są ważne, ale nie mają w danej chwili wpływu na Twoją karierę lub realizację celu.
C – to te czynności, które sprawiają Ci przyjemność. Może to być telefon do koleżanki, czy kawa na mieście, ale ich brak wykonania nie mają wpływu na Twoją pracę lub cel.
D – zadania, które możesz oddelegować innym osobom.
E – zadania, które wykonywane przez kogokolwiek spowodują tylko stratę czasu i nie przyniosą żadnych korzyści. Może to być coś, co wykonujesz z przyzwyczajenia, a teraz już zupełnie nie ma znaczenia.

Krok 5
Pamiętaj, żeby zostawić chwilę dla siebie – na relaksującą kąpiel, kawę z przyjaciółką, czy wieczorny spacer.

Krok 6
Analizuj to, co robisz, a wnioski wykorzystuj do efektywnego planowania.

Nawet jeśli podczas naszej podróży powrotnej wyskoczyły nieprzewidziane okoliczności i jej czas znacznie się wydłużył to i tak nie przeszkodziło nam wypocząć. Wiedzieliśmy, że pokonanie 1700km może się z tym wiązać, więc wyjechaliśmy w piątek rano. Dzięki temu do poniedziałku mogliśmy odespać i zrelaksować się na działce, korzystając z ostatniej chwili urlopu.

Tak samo ubierając nasz dzień w odpowiednie ramy czasowe, po mimo nieprzewidzianych sytuacji, dasz radę zrealizować to, co założyłaś niezależnie od tego czy jest to kolejny krok prowadzący Cię do Twojego celu czy zadanie służbowe. Jako gotowe narzędzie, które przeprowadzi Cię przez cały proces możesz wykorzystać nasz Planner dzienny 2020, który pomoże Ci zaplanować i zrealizować każde, nawet najmniejsze zadanie, które sobie wyznaczysz. Codzienne, krok po kroku, konsekwentnie do celu. Niezależnie od tego czy prowadzisz swój biznes, lubisz organizować swój czas czy potrzebujesz motywacyjnego kopa… Jest to elegancki, kobiecy niezbędnik do personalnych notatek.
Nie tylko zaplanujesz z nim zadania, ale wyciągniesz z nich wnioski i bogatsza o nie zrealizujesz sukcesywnie kolejne ✨

Nasz Planner dzienny 2020 #eaglesofsuccess znajdziesz tutaj: www.eaglesofsuccess.pl/sklep